HACCP kidolgoztatása során gyakran merül fel az élelmiszeripari vállalkozókban, hogy milyen ellenőrzési lapokat kell használni, mit, hol, kinek, mikor, milyen gyakran, (és ami a legfontosabb) miért kell adminisztrálni?
A Codex Alimentarius felsorolja a HACCP alapelveit. A Codex Alimentarius szerint “olyan dokumentációt kell létrehozni, amely kellően áttekinthető, tartalmazza a HACCP elvekhez és alkalmazásukhoz tartozó valamennyi eljárást és nyilvántartást.” Azt tehát, hogy milyen adatlapokat kell vezetni, egyértelműen meghatározza az egység típusa és az ott végzett tevékenység. Más-és más dokumentáció keletkezik egy vágóhídon, illetve egy étteremben vagy egy boltban. Alapszabály ugyanakkor, hogy minden azonosított élelmiszer-biztonsági veszélyt jelentő műveletnél (kritikus pont) bizonyítékot kell gyűjteni a kötelező gondosság elvének megvalósulásáról.
A különböző dokumentumok és nyilvántartások a HACCP rendszer hatékony működtetését igazolják.
Jól dokumentált HACCP segítségével tehát az élelmiszeripari vállalkozó bizonyítani tudja, hogy ő mindent az élelmiszer-biztonsági előírásoknak megfelelően végzett. A szakhatósági ellenőrzések során is az az egység számíthat elmarasztaló jegyzőkönyvre (és annak következményeire), aki nem tudja bizonyítani a vétlenségét egy élelmiszer-biztonsági hiányosság feltárásakor.
Fontos szempont, hogy az adminisztrációt úgy kell megoldani, hogy beilleszkedjen a mindennapi működésbe, és egyszerűen megvalósítható legyen. Ez azt is jelenti, hogy annak kell a kritikus pontok felügyeletét dokumentálnia, aki a kritikus pontok ellenőrzését elvégzi. Kerülni kell a párhuzamos dokumentálást, mert ez elvonja a dolgozók figyelmét. Ha ezek a szempontok sérülnek, akkor annak hiányosan, vagy (fals adatokkal) előre/utólag kitöltött ellenőrzési lap az eredménye.
Az ellenőrzési lapok egy része napi kitöltést igényel. De természetesen lehetnek olyan nyomtatványok is, amiket egy napon belül többször is érdemes vezetni. Ebből is látszik, hogy nem lehet általánosítani. Nem csak a HACCP kézikönyvnek, hanem a hozzá tartozó ellenőrzési lapoknak is egységre szabottnak kell lenni.